POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

 I – Présentation et cadre légal :

En tant que responsable de traitement, la MAIRIE DE FONTENILLES, située au 2 Place Sylvain Darlas 31470 Fontenilles, est seule habilitée à définir les finalités et les moyens des traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de ses missions.
Pour toute question relative à la protection de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante : rgpd@ville-fontenilles.fr

Cette politique de confidentialité s’applique à tous les services, produits, et applications, proposés par la MAIRIE DE FONTENILLES.

Nous nous assurons que nos mesures techniques et organisationnelles respectent vos droits relatifs à la protection des données. Pour cela, nous nous conformons à la règlementation en vigueur et notamment au Règlement Général sur la protection des données (ci-après « RGPD »), entré en vigueur le 24 mai 2016 et applicable depuis le 25 mai 2018, et à la Directive UE n°2002/58, ainsi qu’à la loi « Informatique et Libertés » n°78-17 modifiée par l’Ordonnance n° 2018-1125 du 12 décembre 2018, et aux délibérations de la CNIL.

Lorsque vous nous fournissez ou que nous recueillons des données personnelles, vous nous autorisez à les recueillir, à les conserver et à les utiliser :

• a) afin de répondre à nos obligations légales et contractuelles à votre égard,
• b) au titre de notre intérêt légitime à traiter vos données personnelles (par exemple à des fins de gestion administrative interne, de traitements de données statistiques, de maintien de systèmes automatiques de sauvegarde ou de détection ou prévention de toute activité criminelle)
• c) sur la base dans certains cas de votre consentement, que vous êtes en droit de retirer à tout moment, comme décrit dans la présente politique de confidentialité.
• d) l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont la Mairie est investie (par exemple : gestion des services municipaux, sécurité et police municipale, gestion administrative, production de statistiques, sécurité des systèmes d’information)

Cette politique de confidentialité peut vous concerner, que vous soyez un interlocuteur direct ou non, et même si vous n’avez jamais utilisé nos services. Nous pouvons être détenteurs de vos données à caractère personnel si elles nous ont été communiquées par un tiers ou un fournisseur de nos services.

II – Quel type d’informations collectons nous ?

Selon votre situation et les services concernés, nous pouvons traiter les catégories de données suivantes :

• Usagers du site internet (formulaire de contact) : identité, adresse électronique, numéro de téléphone, contenu libre du message ;
• Administrés et usagers des services municipaux : données d’identification et de contact, et données nécessaires à la gestion de la demande ou du service (état civil, petite enfance et scolarité, action sociale, urbanisme, etc.) ;
• Agents et candidats : données d’identification, données professionnelles, de carrière et de paie, et le cas échéant données de santé au travail ;
• Fournisseurs, prestataires et partenaires : nom, prénom, fonction, coordonnées professionnelles et données bancaires nécessaires au paiement.

Certaines de ces données relèvent de catégories particulières (données de santé, appartenance syndicale, données relatives à des enfants) ou de données relatives à des infractions : elles font l’objet de garanties renforcées et ne sont traitées que lorsque la loi l’autorise (articles 9 et 10 du RGPD).

III- Que faisons-nous des données personnelles que nous traitons (activités de traitement) :

Les activités de traitement opérées sur le site internet :

• Gestion des contacts ;
• Gestion des cookies et statistiques.

Les activités de traitement opérées au sein de notre structure :

a) SÉCURITÉ PUBLIQUE ET POLICE MUNICIPALE

Finalités : Assurer la sécurité des personnes et des biens, prévenir les infractions, constater les infractions et contribuer aux enquêtes

Traitements concernés :

• Vidéoprotection et vidéosurveillance dans l’espace public
• Enregistrement des interventions (main courante, rapports)
• Gestion des infractions et procès-verbaux (stationnement, circulation)
• Gestion de la fourrière automobile
• Gestion des chiens catégorisés
• Opérations tranquillité vacances (OTV)
• Arrêtés municipaux de police

b) RESSOURCES HUMAINES ET GESTION DU PERSONNEL

Finalités : Gérer les relations avec les agents, assurer le recrutement, la paie, la carrière et la santé au travail

Traitements concernés :

Recrutement : gestion des candidatures, CVthèque, entretiens

Gestion administrative : dossiers du personnel, carrières, mobilité

Paie et rémunération : bulletins de paie dématérialisés, déclarations sociales et fiscales

Temps de travail : gestion des congés, absences, compte épargne temps (CET)

Santé au travail : médecine du travail, visites médicales, suivi des arrêts maladie

Retraite : gestion des droits à la retraite

Dialogue social : représentation syndicale, reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé (RQTH)

Action sociale : adhésion au CNAS, œuvres sociales, restauration administrative des agents

Ordres de mission et déplacements professionnels

Outils professionnels : téléphonie, messagerie, mise à disposition d’équipements informatiques

c) FINANCES, COMPTABILITÉ ET FACTURATION

Finalités : Gérer la comptabilité publique, assurer les paiements et le recouvrement

Traitements concernés :

• Gestion de la comptabilité générale
• Gestion des fournisseurs et prestataires
• Traitement des commandes et factures
• Prélèvements automatiques (SEPA)
• Recouvrement des créances et impayés
• Facturation des services publics (cantine, accueils périscolaires, services municipaux)

d) ÉTAT CIVIL, ÉLECTIONS ET AFFAIRES GÉNÉRALES Finalités :

Finalités : Assurer les missions d’état civil, la gestion des listes électorales et les démarches administratives des administrés.

Traitements concernés :

• Tenue des registres d’état civil (naissances, mariages, décès, PACS)
• Gestion des listes électorales et organisation des scrutins
• Délivrance de titres et attestations (recensement citoyen, légalisation de signature, etc.)
• Gestion du cimetière et des concessions funéraires

e) ENFANCE, ÉDUCATION ET PETITE ENFANCE

Finalités : Gérer les services à l’enfance et à la petite enfance

Traitements concernés :

Inscriptions et admissions : crèches, haltes-garderies, relais petite enfance (RPE)

Gestion quotidienne : présences, absences, transmission vers les organismes (CAF, LECGS)

Facturation : cantine scolaire, accueils de loisirs (ALSH), services périscolaires

Communication : informations aux parents, gestion des listes d’assistantes maternelles

Photos et activités : photographies d’enfants pour les familles et communication interne

Médiation éducative : suivi des situations familiales et éducatives

f) HABITAT, LOGEMENT ET ACTION SOCIALE

Finalités : Accompagner les habitants dans leurs démarches, améliorer l’habitat et fournir des services sociaux

Traitements concernés :

• Études et actions d’amélioration de l’habitat
• Livraison de repas à domicile pour personnes âgées ou vulnérables
• Accompagnement des porteurs de projets
• Médiation sociale

g) GESTION DES VÉHICULES ET MOBILITÉ

Finalités : Gérer les véhicules de service et optimiser leur utilisation

Traitements concernés :

• Géolocalisation des véhicules de service
• Réservation et planification des véhicules
• Entretien et suivi de la flotte

h) SYSTÈME D’INFORMATION ET OUTILS NUMÉRIQUES

Finalités : Assurer le fonctionnement et la sécurité des systèmes d’information

Traitements concernés :

• Gestion et maintenance informatique
• Support technique et assistance aux utilisateurs
• Gestion des outils de collaboration (partage documentaire, agendas)
• Gestion de la téléphonie professionnelle
• Sécurité des systèmes d’information

i) COMMUNICATION ET VIE DÉMOCRATIQUE

Finalités : Informer les citoyens et animer la vie démocratique locale

Traitements concernés :

• Communication institutionnelle et politique
• Organisation et gestion des événements municipaux
• Gestion des conseils municipaux et commissions
• Diffusion d’informations aux élus

j) MARCHÉS PUBLICS ET GESTION CONTRACTUELLE

Finalités : Gérer les procédures de marchés publics et les relations contractuelles

Traitements concernés :

• Gestion des marchés publics
• Gestion des contrats et conventions avec les partenaires
• Relations avec les fournisseurs et prestataires

k) STATISTIQUES ET AIDE À LA DÉCISION

Finalités : Produire des analyses et études pour le pilotage des politiques publiques

Traitements concernés :

• Enquêtes à des fins statistiques
• Pilotage de la masse salariale et des finances
• Veille et consultation de données publiques (INSEE, CAF)

l) CONFORMITÉ RÉGLEMENTAIRE

Finalités : Assurer la conformité aux obligations légales

Traitements concernés :

• Gestion de la conformité au RGPD
• Communication avec les administrations et organismes publics
• Tenue du registre des traitements

Sous-traitance de données :

Nous ne vendons jamais vos données personnelles et ne les communiquons à aucun tiers à des fins commerciales ou publicitaires. Vos données peuvent en revanche être communiquées, dans la stricte mesure nécessaire à l’accomplissement de nos missions et au respect de nos obligations, à des destinataires habilités et à nos sous-traitants. La liste de nos sous-traitants est disponible sur demande.

Nous pouvons partager par exemple vos données personnelles avec :

• les organismes gouvernementaux, publics ou autorités, les régulateurs et toute autre tierce partie nécessaire afin de répondre aux obligations légales et réglementaires de la MAIRIE DE FONTENILLES ;
• nos prestataires de services (y compris leurs sous-traitants) ou des tiers assurant le traitement des informations (par exemple, prestataire réalisant des études quantitatives) de sorte qu’ils puissent nous aider à fournir les services et informations pour lesquels nous sommes mandatés ; dans le cas de traitements mettant en cause des données à caractère personnel, nous leur demandons expressément des justifications de leur conformité au RGPD et le cas échéant de signer un avenant de sous-traitance de données afin qu’ils s’engagent à respecter le règlement ;
• des tiers auxquels nous avons recours pour la réalisation de services tels que des établissements financiers, des mutuelles par exemple ;
• nos experts-conseils dans le but d’assumer nos responsabilités en matière d’audit et nos obligations légales ;

IV – Comment nous stockons vos données :

Vos données à caractère personnel sont stockées en toute sécurité sur des serveurs ou supports de stockages sécurisés situés en France ou dans un pays considéré comme adéquat au RGPD. La MAIRIE DE FONTENILLES prend toutes les précautions de sécurité afin de préserver leur confidentialité, intégrité et disponibilité.
Nous demandons de même à nos sous-traitants de respecter la conformité au RGPD et d’assurer le plus haut niveau de sécurité desdites données.

Dans le cas exceptionnel où vos données seraient transférées à un sous-traitant situé en dehors de l’Espace économique européen (EEE) dans le but de vous fournir nos applications et services, nous veillons à ce que des mesures et des contrôles appropriés soient instaurés lors de ce transfert, dans le respect des lois et réglementations applicables afin de les protéger. Ces mesures sont basées notamment sur le Data Privacy Framework (USA) ou l’utilisation des clauses contractuelles types de la Commission européenne sur les transferts des données personnelles en dehors de l’Union Européenne.

V – Durées de conservation :

Nous conserverons vos données pour la durée nécessaire aux opérations pour lesquelles elles ont été collectées ainsi que dans le respect de la législation en vigueur :

• le temps nécessaire au traitement et à la réponse à votre demande, dans le cas d’un contact via notre formulaire de contact,
• le temps de votre navigation sur notre site pour les cookies techniques nécessaires à la navigation.

Voici quelques indications de durées liées aux activités de traitements hors site internet :

Conservation des données	Durée	Commentaires
Gestion des marchés publics	5 ans	Article R.2184-12 du code de la commande publique
Bulletins de paies des agents	5 ans ou 50 ans	5 ans en version papier à compter du départ de l’agent et 50 ans en version dématérialisée
Enquêtes à des fins statistiques	2 ans
Registres électoraux	Conservation permanente	Code électoral, article L.28 et suivant
Documents de radiation des listes	5 ans	Recommandation CNIL et guide de tri d’archives publiques

VI – En cas de violation de vos données :

Si nous constatons une violation de nos bases de données à caractère personnel, la MAIRIE DE FONTENILLES informera la CNIL au plus tard dans les 72 heures de sa prise de connaissance de ladite violation. Lorsque cette violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour vos droits et libertés, la mairie vous en informera également dans les meilleurs délais, conformément à l’article 34 du RGPD.
Si nous agissons en tant que sous-traitant, nous notifions tout incident portant sur les données à caractère personnel confiées par le Responsable de traitement dans un délai de 48h après en avoir eu connaissance.

VII – Vos droits sur les données :

En vertu de la réglementation sur la protection des données, vous avez des droits, notamment :

Votre droit d’accès – Vous avez le droit de nous demander des copies des données personnelles qui vous concernent.

Votre droit à la rectification – Vous avez le droit de nous demander de rectifier des informations que vous pensez inexactes. Vous avez également le droit de nous demander de compléter les informations que vous pensez incomplètes.

Votre droit à l’effacement – Vous avez le droit de nous demander d’effacer vos données personnelles dans certaines circonstances.

Votre droit à la restriction du traitement – Vous avez le droit de nous demander de restreindre le traitement de vos informations dans certaines circonstances.

Votre droit de vous opposer au traitement – Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles dans certaines circonstances.

Votre droit de retirer votre consentement – Lorsque le traitement est fondé sur votre consentement, vous pouvez le retirer à tout moment.

Votre droit à la portabilité des données – Vous avez le droit de demander que nous transférions les informations que vous nous avez données à une autre organisation, ou à vous, dans certaines circonstances.

Votre droit de définir des directives relatives au sort de vos données après votre décès

Vous n’êtes pas tenu de payer des frais pour l’exercice de vos droits. Si vous faites une demande, nous avons un mois pour vous répondre, ce délai pouvant être étendu à 3 mois en cas de complexité de la demande.
Si vous souhaitez exercer vos droits, merci de nous contacter à rgpd@ville-fontenilles.fr
Une justification de votre identité pourra vous être demandée.

VIII – Réclamation (plainte) auprès de la CNIL :

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation (plainte) sur le site de la CNIL.
ou écrire à :
CNIL – Service des plaintes – 3 Place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07

IX – Date d’entrée en vigueur :

Cette version de la politique de données à caractère personnel a été mise à jour le 23 juin 2026. Toute modification et mise à jour pourra être apportée à la présente politique de confidentialité. Elle fera l’objet d’une communication et sera portée à la connaissance du public par tous moyens.